Recht · DSGVO

Schichtbuch und DSGVO: Was Betriebe wissen müssen.

Sobald in einem Schichtbuch Namen, Mitarbeiterbewertungen oder Kundenangaben stehen, gilt die DSGVO. Dieser Überblick zeigt typische Prüfpunkte; die konkrete Zulässigkeit hängt vom Einsatzzweck, den Inhalten und den betrieblichen Regelungen ab.

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Welche personenbezogenen Daten dürfen ins Schichtbuch?

Name, Funktion und Aufgabenzuweisung: nur im für den festgelegten betrieblichen Zweck erforderlichen Umfang und mit dokumentierter Rechtsgrundlage.
Arbeits- und Leistungsbezug: keine pauschale Leistungsbewertung; Zweckbindung und Zugriffsrechte müssen eine zweckwidrige Überwachung begrenzen.
Krankheitsstatus: Gesundheitsdatum; nur erfassen, wenn dies arbeitsrechtlich erforderlich und besonders geschützt ist. Diagnosen und medizinische Details gehören nicht ins Schichtbuch.
Kundendaten: nur zweckgebunden, auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage und so sparsam wie möglich erfassen.

Aufbewahrung und Löschfristen

Eine einheitliche gesetzliche Frist für alle Schichtbucheinträge gibt es nicht. Der Betrieb muss je Daten- und Verwendungszweck festlegen, wie lange die Information benötigt wird. Vertragliche Nachweise, branchenspezifische Regeln, Arbeitsschutz, Qualitätsvorgaben und die Abwehr von Ansprüchen können unterschiedliche Fristen erfordern. Werden Daten nicht mehr benötigt und greift keine Aufbewahrungspflicht, sind sie zu löschen. Das Löschkonzept sollte dokumentiert und regelmäßig geprüft werden.

Rolle des Betriebsrats

Kann das System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen, ist regelmäßig das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen.
Besteht ein Betriebsrat und greift die Mitbestimmung, ist die Einführung vorab mit ihm zu regeln.
Zweck, Rollen, Auswertungen, Speicherfristen und Grenzen der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle sollten ausdrücklich festgelegt werden.

Worauf Sie bei der Software achten sollten

Hosting in der EU, idealerweise in Deutschland.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird vom Anbieter standardmäßig bereitgestellt.
Rollen- und Rechtekonzept: Mitarbeiter sehen nicht alles, was Admins sehen.
Export- und Löschfunktion auf Knopfdruck.

Häufige Fragen

Ist WhatsApp für Schichtübergaben DSGVO-konform?+

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind unter anderem eingesetzte Variante und Geräte, Rollen der Beteiligten, Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, internationale Übermittlungen, Löschung und betriebliche Vorgaben. Private Geräte und unkontrollierte Gruppen erhöhen die Risiken erheblich.

Brauchen wir eine Betriebsvereinbarung?+

Besteht ein Betriebsrat, ist zu prüfen, ob insbesondere § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift; bei einem zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeigneten System ist die Mitbestimmung regelmäßig betroffen. Auch ohne Betriebsrat ist eine schriftliche Nutzungs- und Löschregel sinnvoll.

Wie lange dürfen Übergaben gespeichert werden?+

Es gibt keine für alle Übergaben einheitliche Frist. Die Dauer muss aus Zweck, gesetzlichen oder vertraglichen Nachweispflichten, möglichen Ansprüchen und betrieblichen Regeln abgeleitet und im Löschkonzept dokumentiert werden.

Dürfen Mitarbeiter den eigenen Verlauf einsehen?+

Beschäftigte können gegenüber ihrem Arbeitgeber grundsätzlich Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen; Umfang und mögliche Einschränkungen sind im Einzelfall zu prüfen. Der Arbeitgeber bleibt Ansprechpartner und muss die Auskunft gegebenenfalls aus dem System zusammenstellen.

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