Ratgeber · Scan-System

Digitale Rückverfolgung von Aufträgen und Material.

Wer bei einer Reklamation oder einem Qualitätsproblem zurückverfolgen muss, wann welcher Arbeitsschritt von wem erfasst wurde, braucht verlässliche Daten. Scan-Events können bei konsequenter Nutzung einen zeitlich nachvollziehbaren Verlauf liefern.

14 Tage kostenlos testen

Was ein Scan-Event dokumentiert

Jeder Scan eines Laufkarten-, Auftrags- oder Maschinen-Codes erzeugt automatisch einen Eintrag: welcher Code wurde gescannt, von welchem Nutzer, zu welchem Zeitpunkt. Bei Arbeitsschritt-Codes startet der Scan zusätzlich automatisch den jeweiligen Schritt – es ist also keine zusätzliche manuelle Eingabe nötig, um die Dokumentation zu erzeugen.

Über die Zeit entsteht so eine Historie der tatsächlich erfassten Ereignisse: wann der Auftrag begonnen wurde, welche Schritte welchem Nutzer zugeordnet wurden und welche weiteren Informationen im System dokumentiert wurden. Die Software bestätigt dabei die Erfassung, nicht die tatsächliche Ausführung außerhalb des Systems.

Wofür die Rückverfolgung gebraucht wird

Qualitätssicherung: Bei Abweichungen lässt sich prüfen, welcher Arbeitsschritt und – sofern erfasst – welche Maschine zugeordnet war.
Reklamationen: Die Auftragshistorie enthält erfasste Zeitpunkte, Nutzerbezüge und Materialbuchungen auf Artikelebene.
Nachweispflichten: Zeitgestempelte Laufkartenereignisse können je nach Prüfzweck als Unterlage dienen; ihre rechtliche oder fachliche Eignung ist gesondert zu bewerten.
Interne Auswertung: Ereignisse lassen sich in den jeweiligen Aufträgen prüfen; eine automatische Ursachen- oder Maschinenanalyse wird nicht zugesichert.

Material-Rückverfolgung über Maschinen- und Lagerplatz-Codes

Auch Material lässt sich auf Artikelebene mit Aufträgen verknüpfen: Beim Abschluss eines Arbeitsschritts wird die zuvor hinterlegte Materialmenge automatisch für die betreffende Laufkarte gebucht. Eine eigenständige Chargen- oder Losverwaltung ist derzeit nicht Bestandteil des Produkts.

Maschinen-Codes ergänzen das Bild: Sie zeigen dort eingeplante offene Laufkarten und zuletzt erfasste Laufkartenbewegungen. Eine gesonderte Wartungshistorie pro Maschine wird derzeit nicht geführt.

Was eine möglichst vollständige Rückverfolgung voraussetzt

Jeder relevante Arbeitsschritt hat einen eigenen Code, der konsequent gescannt wird.
Scans erfolgen am Arbeitsplatz selbst, nicht nachträglich gesammelt am Schreibtisch.
Mitarbeiter sind eindeutig zugeordnet, damit der Scan auch dem richtigen Nutzer zugerechnet wird.
Maschinen- und Lagerplatz-Codes sind dauerhaft und eindeutig angebracht.

Häufige Fragen

Was unterscheidet ein Scan-Event von einer manuellen Dokumentation?+

Ein Scan-Event entsteht automatisch beim Scannen und ist mit Zeitstempel, Nutzer und Code-Typ versehen. Manuelle Dokumentation hängt von der Disziplin der Mitarbeiter ab und wird oft erst nachträglich oder lückenhaft erfasst.

Lässt sich auch Material zurückverfolgen, nicht nur Arbeitsschritte?+

Der Materialverbrauch kann über Arbeitsschritt und Laufkarte einem Auftrag zugeordnet werden. Eine Chargen- oder Losnummer wird derzeit jedoch nicht gesondert geführt; echte Chargenrückverfolgung erfordert daher eine zusätzliche Dokumentation.

Wie weit reicht die Rückverfolgung zurück?+

Solange die Auftrags- und Scan-Historie im System gespeichert bleibt, lässt sich auch länger zurückliegender Verlauf einsehen – praktisch bei Reklamationen, die erst Wochen oder Monate später auftreten.

Brauche ich für jeden Arbeitsschritt einen eigenen Code?+

Je feingranularer die Codes und je konsequenter die Erfassung, desto genauer lässt sich später nachvollziehen, was im System dokumentiert wurde. Für den Einstieg kann mit den wichtigsten Schritten begonnen werden.

Ist die Rückverfolgung auch für Audits oder Kundenanfragen nutzbar?+

Die dokumentierten Scan-Events können als ein Nachweisbaustein dienen. Ob sie für ein bestimmtes Audit oder eine Kundenanforderung ausreichen, hängt von Erfassungsqualität, Prozessvorgaben und den jeweiligen Nachweisanforderungen ab.

Barcode-System im Betrieb einführen Smartphone als Scanner: Werkstatt und Lager Aufträge

Ihren Betrieb digitalisieren?

14 Tage kostenlos · keine Zahlungsdaten erforderlich · monatlich kündbar · jährliche oder monatliche Abrechnung

14 Tage kostenlos testen